Dzielenie się wiedzą w całej firmie jest podstawą operacji wewnętrznych. W końcu, jak można oczekiwać, że projekty i zadania będą przebiegać płynnie bez jasnej i przemyślanej komunikacji wewnętrznej? Sposoby udostępniania wiedzy są ogromne — oprogramowanie typu wiki upraszcza tworzenie, znajdowanie i udostępnianie informacji.
Co to jest oprogramowanie wiki?
Oprogramowanie wiki to narzędzie do współpracy, w którym wszyscy pracownicy mogą łatwo dokumentować i wyszukiwać informacje. Zwykle jest to aplikacja internetowa, najlepiej taka, która integruje się z przepływem pracy za pośrednictwem rozszerzeń przeglądarki, umożliwiając dostęp do informacji bez wychodzenia z przepływu pracy. To jedyne miejsce, w którym można znaleźć wiarygodne informacje. Oto, jakie informacje mogą być przechowywane w firmowym oprogramowaniu typu wiki:
- Aktualizacje produktów i procesy
- PTO i inne zasady związane z HR
- Szablony zarządzania projektami
- Rekomendacje lokalnych restauracji
Oprogramowanie Wiki ma na celu ułatwienie udostępniania informacji w całej firmie. Każdy ma dostęp do tych samych informacji i ma możliwość ich edycji.
Zewnętrzne oprogramowanie wiki działa nieco inaczej. Zwykle zawierają dokumentację produktu dla klientów. Nadal służy jako wiarygodne źródło informacji, ale zawiera treści tworzone z myślą o użytkownikach lub klientach.
Rodzaje oprogramowania wiki
Hostowane
Hostowane oprogramowanie wiki zawiera narzędzia SaaS, które nie wymagają wewnętrznego czasu programisty. Bezpieczeństwo wiedzy i konserwacja oprogramowania hostowanej wiki są zarządzane przez firmę hostingową. Zwykle układ wiki jest nieco mniej elastyczny, jednak zarządzanie samą wiki wymaga mniej pracy, dzięki czemu możesz poświęcić więcej czasu na skupienie się na treści, które się w niej znajdują.
Hostowane samodzielnie
Samoobsługowe oprogramowanie wiki (np. MediaWiki) jest oprogramowaniem typu open source i wymaga stałego zaangażowania programistów w celu utrzymania bezpieczeństwa i organizacji platformy. Zwykle samoobsługowe oprogramowanie wiki jest bardziej konfigurowalne dla każdego unikalnego użytkownika, z haczykiem polegającym na tym, że zwykle wymaga znacznie więcej pracy w utrzymaniu.
Dlaczego warto używać oprogramowania wiki?
Scentralizuj informacje o firmie
Przeszukiwanie niezliczonych źródeł w celu znalezienia pojedynczej informacji to dla większości z nas znane zasysanie czasu. To czas, który można lepiej wykorzystać na współpracę z kolegami i kreatywne rozwiązywanie problemów. Oprogramowanie Wiki skupia wszystkie informacje o firmie w jednym źródle prawdy — każdy dokładnie wie, gdzie szukać wiarygodnych i istotnych informacji.
Koniec z nadmiarem informacji
Kawałki wiedzy na kęsto nazwa gry podczas przekazywania ważnych informacji w całej organizacji. Zbyt wiele fragmentów długich informacji wymaga od pracowników przeczytania i zapamiętania więcej, niż są w stanie zapamiętać. To pozwala na szybką podróż doprzeciążenie informacyjne. Kiedy pracownicy otrzymują krótkie informacje i mogą uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie, nadmiar informacji staje się przeszłością.
Zapewnij wszystkim informacje, których potrzebują, aby osiągać doskonałe wyniki w pracy — w dowolnym miejscu
Każdy chce mieć poczucie, że jest uzbrojony w informacje, których potrzebuje, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Brak zasobów potrzebnych do poczucia wsparcia w swojej roli jest jednym z głównych katalizatorów wypalenia. Oprogramowanie wiki zapewnia wszystkim potrzebne informacje, kiedy tylko potrzebują do nich dostępu. Nie będą musieli nakłaniać ekspertów merytorycznych do odpowiedzi na swoje pytania, a całą potrzebną wiedzę mogą znaleźć na firmowej wiki.
Dostarcz jedno źródło prawdy, z którego faktycznie korzysta zespół
Bez oprogramowania typu wiki jako jedynego źródła prawdy istnieje ryzyko wykorzystania zduplikowanych i niewiarygodnych informacji do podejmowania decyzji i procesów. Wyślij wszystkich w jedno miejsce w celu uzyskania informacji i upewnij się, że informacje te są aktualne. To proste rozwiązanie, dzięki któremu wszyscy są na tej samej stronie.
Wydajna współpraca bez wysiłku
Dobra komunikacja wewnętrzna prowadzi do bezproblemowej współpracy, która z kolei prowadzi do sprawnej i pomyślnej działalności firmy. Oprogramowanie wiki zaprasza wszystkich w firmie do tworzenia i edytowania informacji, zamieniając wiki w miejsce do bezproblemowej współpracy. Każdyekspert merytorycznywnosi swoją wiedzę fachową do jednego źródła informacji, które jest dostępne dla wszystkich. Do widzenia, silosy informacyjne!
Bezproblemowo aktualizuj informacje o firmie
Najlepsze rodzaje oprogramowania wiki mają wbudowany system weryfikacji treści. Dzięki temu twórca informacji może ustawić czas, kiedy musi ponownie zweryfikować, czy informacje są nadal dokładne. Zapewnia to aktualność i przydatność informacji o firmie, a jednocześnie zapobiega nieświadomemu powoływaniu się na niewiarygodną wiedzę.
Upewnij się, że zweryfikowane przez ekspertów informacje o produktach znajdują się w rękach wszystkich pracowników wsparcia, sprzedaży i marketingu
Gdy produkty są aktualizowane, wszyscy muszą być na bieżąco. Obejmuje to wsparcie techniczne, sprzedaż, marketing, specjalistów ds. produktów i nie tylko. Pozwól ekspertom merytorycznym dokumentować i weryfikować swoje informacje, aby wszyscy inni wiedzieli, że wiedza, którą czytają, jest dokładna i wiarygodna.
Upoważnia agentów pomocy technicznej do świadczenia światowej klasy obsługi klienta
Łatwy dostęp do informacji wspiera agentów na dwa sposoby. Po pierwsze, pozwala im być na bieżąco, dostarczając klientom informacje, które są dla nich najbardziej istotne. Po drugie, zapewnia szybki dostęp do wiedzy, dzięki czemu agenci wsparcia mogą odpowiadać na pytania w czasie rzeczywistym, eliminując opóźnienie między pytaniem klienta a odpowiedzią wsparcia.
Co czyni dobre oprogramowanie wiki?
Nie wszystkie programy wiki są takie same. Wybierając najlepsze oprogramowanie wiki dla swojego zespołu, należy pamiętać o kilku kluczowych cechach.
Łatwy w użyciu
Większość osób obawia się dodawania nowego narzędzia do dowolnego przepływu pracy — jest to po prostu kolejna rzecz, której należy się nauczyć poza codziennymi zadaniami. Oprogramowanie Wiki powinno rozwiązywać problemy, a nie powodować dodatkowe problemy. Powinny mieć intuicyjny wygląd i hierarchię treści, która sprzyja łatwości użytkowania i tworzenia treści.
Przeszukiwalność
Nikt nie ma czasu na wymyślanie precyzyjnych słów kluczowych do wyszukiwania w celu znalezienia właściwych informacji. Oprogramowanie wiki musi mieć funkcję inteligentnego wyszukiwania, która umożliwia dostarczanie wyników związanych z wyszukiwaniem i nie polega na dokładnych słowach kluczowych. Dobre oprogramowanie wiki nie będzie wymagało wielu wyszukiwań w celu znalezienia odpowiedzi.
Baza wiedzy
Doskonałe oprogramowanie wiki działa jako baza wiedzy dla wszystkich ważnych informacji. Może być skierowany do wewnątrz lub na zewnątrz, przekazując informacje tym odbiorcom. To wiarygodne źródło wiedzy, z którego czytelnicy mogą korzystać regularnie. To pierwsze miejsce, które ludzie myślą odwiedzić, szukając odpowiedzi.
Integracje
Nie odchodź od swojego przepływu pracy, aby wyszukać informacje, raczej przenieś te informacje do swojego przepływu pracy. Oprogramowanie wiki powinno integrować się z istniejącym przepływem pracy poprzez rozszerzenia przeglądarki, aby ułatwić dostęp do informacji. Znajdź potrzebne informacje bez opuszczania strefy pracy.
Funkcje uczenia się
Oprogramowanie Wiki powinno być w stanie zaspokoić potrzeby użytkownika. W oparciu o Twoją rolę lub informacje, do których odwołujesz się w przeszłości, oprogramowanie wiki powinno sugerować treści, które mogą być istotne dla Twojej roli. Aby uzyskać dalsze wsparcie, oprogramowanie wiki powinno mieć również centrum pomocy lub serie przewodników, w których dokumentacja jest łatwo dostępna.
Dostosowywanie
Zasadniczo nie ma jednego uniwersalnego modelu dla oprogramowania wiki. Niezależnie od tego, czy przechowujesz wiedzę wewnętrzną, czy budujesz zewnętrzną bazę wiedzy, musisz mieć możliwość dostosowywania informacji w sposób, który Ci odpowiada. Zacznij od dostarczonej struktury, ale skorzystaj z elastyczności.
Analityka
Gdy masz dostępne dane analityczne za pośrednictwem oprogramowania wiki, możesz zobaczyć, które treści cieszą się największym zainteresowaniem lub co jest najczęściej wyszukiwane. Pomoże Ci to wykryć luki w wiedzy o Twojej firmie, a także zobaczyć, jakie informacje okazały się najbardziej przydatne dla pracowników.
Najlepsze narzędzia oprogramowania wiki i przykłady
1. Guru
W Guru praktykujemy to, co głosimy, jeśli chodzi o świetne oprogramowanie wiki. Guru to nowoczesna wiki, która integruje się z Twoim przepływem pracy, aby żyć tam, gdzie już pracujesz. Możeszwyznaczyć ekspertów ds. treści, zapewniając aktualność wszystkich treści, wysyłaj ogłoszenia w celu szybkiego udostępniania informacji i polecaj treści na podstawie treści już wyświetlanych na ekranie. Dowiedz się więcej o tym, jak Guru pracuje dla zespołów każdej wielkości iwybierz swój plan.
2. MediaWiki
Oto najpopularniejsze oprogramowanie wiki typu open source. Jest idealny dla każdego, kto zarządza dużymi ilościami treści, do których dostęp musi mieć wiele osób. Wymaga to jednak nieco więcej wiedzy technicznej, aby zacząć działać. Mimo to MediaWiki jest jedną z najbardziej zaufanych stron wiki i jest całkowicie darmowa.
3. DokuWiki
DokuWiki jest proste i skuteczne. Jest to układ wiki typu open source, który ma tysiące współpracowników i nie ma ograniczeń co do liczby stron, które można zapisać. Wbudowane uwierzytelnianie sprawia, że jest odpowiednie dla dużych firm, które chcą szybko i bezpłatnie przekazać wiele ważnych informacji swoim pracownikom lub klientom.
4. Konfluencja
Confluence to jeden z najpopularniejszych rodzajów oprogramowania wiki używanego w przestrzeni technicznej. Synchronizuje się z Jira, oprogramowaniem do zarządzania projektami, aby ułatwić tworzenie i aktualizowanie treści. Confluence wymaga precyzyjnego wyszukiwania słów kluczowych w celu znalezienia treści i jest bezpłatny dla maksymalnie 10 użytkowników.
5. Tetra
Tettra dobrze sprawdza się w zespołach z niewielką lub żadną wiedzą techniczną. Konfiguracja, konserwacja i użytkowanie są intuicyjne — integruje się również z narzędziami, z którymi już pracujesz. Zespoły w całej organizacji mogą organizować swoją wiedzę w sposób, który ma dla nich największy sens.
6. Pojęcie
Notion to wysoce konfigurowalne oprogramowanie typu wiki, które umożliwia bardziej efektywną współpracę zespołom zarówno zdalnym, jak i osobistym. Ze względu na elastyczną konstrukcję nauczenie się, jak dobrze używać Notion, może być stromą krzywą uczenia się i zwykle stanowi wyzwanie dla dużych zespołów. Notion jest darmowy do indywidualnego użytku.
7. Trud
Slite jest przeznaczony dla zespołów pracujących zdalnie. Wiele osób może jednocześnie edytować dokumenty, a każdy dokument może zawierać cytaty, wykresy, grafikę i inne elementy. Każdy użytkownik rozpoczyna dzień od ekranu „Catch-up”, który zawiera nowe informacje, które mogą być istotne dla jego roli. Jest bezpłatny dla maksymalnie 50 dokumentów.
8. nukleina
Ze względu na płynną i intuicyjną konstrukcję, Nuclino to oprogramowanie wiki, które jest idealne dla użytkowników nietechnicznych. Układ jest łatwy do nauczenia. Może być używany wyłącznie jako firmowa wiki lub do zarządzania projektami, dzielenia się pomysłami i nie tylko. Nuclino jest darmowe do 50 pozycji.
9. Płyta
Slab to intuicyjne oprogramowanie wiki do zarządzania wiedzą, które jest idealne dla zespołów, które chcą łatwej konfiguracji. Jest wyposażony w analitykę danych, dzięki czemu moderatorzy mogą łatwo zobaczyć, które informacje są najbardziej popularne. Slab jest bezpłatny dla maksymalnie 10 użytkowników.
10. Dokument360
Document360 to intuicyjny edytor WYSIWYG, który zachęca do współpracy i dzielenia się wiedzą. Dobrze integruje się z większością aplikacji i oferuje analitykę, która pozwala zobaczyć, które informacje są najbardziej cenione.
11. Wiki.js
Wiki.js jest open source i może być używany na dowolnej platformie w medium publicznym, prywatnym lub obu. Jako kolejna bezpłatna opcja, ta umożliwia tworzenie i przechowywanie informacji w pełni konfigurowalnym układzie treści. Dostępne są również analizy. Wiki.js jest mniej idealny dla osób z niewielkim lub zerowym doświadczeniem lub wiedzą techniczną.
